Почему планирование закупок часто перестает работать
Проблема многих компаний заключается в том, что потребности собираются в одном месте, бюджеты контролируются в другом, а сами закупки проводятся в третьем — на внешней торговой площадке, собственной ЭТП, через мессенджеры или почту.
В результате служба закупок работает с не самыми свежими и достоверными данными, руководители не видят полной картины расходов, а план закупок превращается в документ, в котором в любой момент могут случиться масштабные изменения.
- Производство, административные подразделения и проектные команды формируют потребности по разным правилам.
- Заявки теряются, меняются по дороге или приходят к закупщикам уже неактуальными.
- Финансовая служба обнаруживает превышение бюджета после формирования плана или уже в ходе его реализации.
- Руководству приходится вручную сопоставлять данные из нескольких систем и отчетов.
SRM эту разобщенность устраняет: потребности, согласования, закупочные процедуры и результаты исполнения работают в рамках единого процесса и используют одни и те же данные.
Алгоритм работы SRM на этапе планирования закупок
Развитая SRM-система позволяет объединять сбор потребностей подразделений, бюджетный контроль, согласование и исполнение закупок в единый сквозной процесс. Благодаря этому план становится рабочим инструментом управления закупочной работой на кратко- и среднесрочную перспективу.
Сбор потребностей подразделений
Сотрудники создают заявки через единый интерфейс, используя общие справочники номенклатуры и единые правила оформления.
Согласование потребностей
Часть потребностей дорабатывается, часть отклоняется, часть одобряется и переходит к дальнейшей обработке.
Консолидация
Одобренные потребности объединяются по одинаковым товарам и услугам от разных подразделений и превращаются в заявки на поставку.
Включение в план
Заявки согласовываются, получают приоритет и встраиваются в план закупок.
Сбор потребностей
Любое планирование начинается со сбора потребностей подразделений. В SRM сотрудники создают заявки через единый интерфейс, используя общие справочники номенклатуры и единые правила оформления. В заявке фиксируются требуемые товары или услуги, количество, сроки поставки, статья бюджета, подразделение-заказчик и обоснование потребности.
Централизованный сбор потребностей позволяет избежать потери заявок и упрощает дальнейшую обработку данных. Кроме того, система может сразу учитывать бюджетные ограничения.
Инициатор закупки может видеть доступный остаток по статье бюджета еще на этапе создания заявки и своевременно корректировать потребность до передачи на согласование.
Консолидация заявок
После сбора потребностей может возникнуть задача их объединения. Во многих компаниях одинаковые или схожие товары заказываются разными подразделениями независимо друг от друга. В результате вместо одной крупной закупки проводится несколько мелких, увеличивается нагрузка на закупщиков и снижается переговорная позиция компании перед поставщиками.
SRM позволяет выявлять повторяющиеся позиции, анализировать потребности разных подразделений и формировать укрупненные объемы закупок. Это помогает сократить количество процедур, повысить управляемость закупочной деятельности и создать дополнительные возможности для получения более выгодных коммерческих условий.
Согласование и приоритизация заявок
Собранные заявки еще не являются планом закупок. Перед включением потребностей в план необходимо проверить их обоснованность, соответствие бюджетам и приоритетам компании. Для этого используются маршруты согласования.
Состав и сложность маршрутов зависят от суммы закупки, категории товара, срочности, подразделения-заказчика и других параметров. В современных SRM маршруты согласования настраиваются достаточно гибко: система может автоматически подключать нужных согласующих и направлять документ по соответствующему маршруту.
После согласования выполняется приоритизация. Она позволяет определить, какие закупки критичны для бизнеса и должны быть проведены в первую очередь, а какие можно перенести без существенного влияния на деятельность компании.
Формирование плана закупок
Основой плана становятся подтвержденные потребности и прогнозируемое потребление товаров и услуг. В отличие от статичных расшаренных таблиц, план закупок в SRM представляет собой постоянно актуализируемый рабочий документ.
По мере появления новых заявок, изменения бюджетов или корректировки производственных программ система позволяет обновлять данные и отслеживать историю изменений. Такой подход особенно важен для компаний, работающих в условиях высокой динамики спроса, проектной деятельности или сезонных колебаний.
Связь с ERP и другими источниками данных
Качество планирования напрямую зависит от качества исходных данных. Поэтому SRM редко используется изолированно. Для формирования реалистичного плана закупок системе необходимы данные об остатках на складах, бюджетах, подключенные справочники номенклатуры, информация о договорах и фактическом исполнении обязательств.
Интеграция с ERP-системой позволяет использовать актуальную информацию без необходимости уточнять ее. Это помогает избежать закупок уже имеющихся материалов, снижает риск ошибок и делает план более достоверным. Без интеграции планирование постепенно превращается в работу с устаревшими данными и требует значительных трудозатрат на постоянную сверку информации.
Контроль исполнения плана
Эффективность планирования определяется не качеством составленного документа, а степенью его исполнения. После утверждения плана необходимо отслеживать, какие закупки уже проведены, какие находятся в работе и где возникают отклонения от графика.
Для этого SRM использует данные о статусах закупочных процедур, заказов, договоров и поставок. Руководители получают возможность видеть выполнение плана в режиме реального времени, анализировать причины отклонений и своевременно принимать управленческие решения.
Меньше ручной работы
Все участники процесса работают с едиными данными, используют общие справочники и действуют в рамках согласованных регламентов.
Больше управляемости
Руководство получает прозрачную картину потребностей, бюджетов и текущего состояния закупок без сбора информации из нескольких источников.
Главное — между потребностью подразделения, выделенным бюджетом, закупочной процедурой, договором и фактическим исполнением появляется контролируемая связь. Это позволяет не только планировать расходы, но и отслеживать ход выполнения принятых решений на протяжении всего закупочного цикла.
Сравните SRM-системы по критериям
После чтения статьи можно перейти к рейтингу и проверить решения по закупочному процессу, работе с поставщиками и технологической реализации.