Как выбрать систему автоматизации закупок и управления поставщиками

Критерии оценки SRM

Не обязательно оценивать систему управления закупками и взаимоотношениями с поставщиками на основании десятков критериев. Так вы потратите дни, но не сможете отсеять однозначно не подходящие под ваши требования решения. Правильней — сосредоточиться на базовых, ключевых критериях. Среди них:

• Степень поддержки автоматизации закупочных процессов и взаимодействия с поставщиками.
• Легкость интеграции с другими системами — электронного документооборота, ERP, бухгалтерскими программами (например, на платформе 1С), сайтами рейтингов поставщиков, агрегаторами закупок.
• Масштабируемость и гибкость — то есть возможность работать в системе большому количеству пользователей, а также настраивать систему в зависимости от регламентов работы с поставщиками. Например, создавать уникальные маршруты согласования документов для тендеров, или согласования кандидатур претендентов на победу в конкурентной закупке.
• Наличие инструментов для управления рисками — это, в первую очередь, автоматически собираемые данные о взаимодействии с поставщиком, данные из внешних источников (например, рейтингов поставщиков) о контрагенте, а также выраженные в цифрах результаты сотрудничества с ним.
• Простой и понятный интерфейс — важна не только простота интерфейса, но и скорость обучения работе с системой. Встроенная система подсказок, руководства пользователя и декларируемое разработчиком обучение — обязательны.

Степень поддержки автоматизации закупочных процессов и взаимодействия с поставщиками

SRM-системы значительно упрощают управление закупками за счёт автоматизации важных процессов. Поэтому обращать внимание нужно на ключевые задачи, которые система способна автоматизировать. Среди них:

• Создание и управление заказами: SRM автоматически формирует заказы на основе потребностей компании и отслеживает их исполнение, что сокращает время и снижает вероятность ошибок, которые связаны с ручным вводом данных.
• Контроль сроков и условий контрактов: система напомнит о завершении договоров или необходимости их продления, что позволяет избежать просрочек и несоответствий в документах.
• Аудит поставщиков: автоматическое накопление данных о результатах сотрудничества с поставщиками.

Легкость интеграции с другими системами

Интеграция с другими системами, такими как ERP и бухгалтерские программы, важна для предотвращения ошибок в учёте данных о закупках, а также сокращает скорость обмена информацией между системами внутри компании. Например, без интеграции между SRM и ERP может возникнуть временной разрыв в передаче данных о заказах и оплатах, что приведёт к расхождению между фактическими и ожидаемыми затратами. А благодаря интеграции с ERP:

• Все данные по закупкам и оплатам синхронизируются автоматически, что исключает дублирование информации.
• Финансовые данные обновляются в реальном времени, что упрощает контроль расходов и планирование бюджета.

Таким образом, интеграция SRM с другими корпоративными системами минимизирует риски ошибок при передаче данных из системы в систему, между отделами и сотрудниками. Скорость обмена информацией возрастает.

Масштабируемость

Хорошая SRM-система умеет масштабироваться вместе с ростом бизнеса. Это значит, что система должна справляется с увеличением числа поставщиков, объёма закупок и количества операций, не требуя обновлений.

Например, если компания начинает расширяться на новые рынки или увеличивает количество поставщиков с 50 до 200, SRM должна автоматически поддерживать резкий, в четыре раза, рост количества пользователей и операций.

Гибкость SRM

Помимо масштабируемости, важна гибкость, которая позволяет настраивать SRM под уникальные процессы компании. Например:

• Настройку рабочих процессов: создавать новые схемы согласования заказов и контрактов в зависимости от разных категорий поставок. Так, производственная компания может использовать одну схему для локальных поставок и другую — для международных, где учитываются различия в сроках, логистике и требованиях.
• Отчётность: SRM должна поддерживать создание индивидуальных отчётов по разным показателям. Для компаний с нестандартными операциями, например в строительстве, могут требоваться отдельные отчёты по каждому проекту или региону.

Если бизнес увеличивает объёмы закупок, гибкая SRM-система может быть настроена на отслеживание дополнительных показателей, таких как процент выполненных поставок в срок или уровень удовлетворённости поставщиками. Для анализа удовлетворённости SRM может учитывать своевременность поставок, качество продукции и качество взаимодействия с поставщиком. Это позволяет компании оперативно реагировать на изменения и улучшать отношения с ключевыми поставщиками, что повышает общую эффективность работы.

Наличие инструментов для управления рисками

В SRM должны быть инструментами, которые позволяют:

• Мониторить риски: отслеживать ключевые показатели поставщиков — соблюдение сроков поставок, качество продукции и финансовую устойчивость.
• Анализировать данные: система использует исторические данные о работе поставщиков для оценки их надёжности. Это помогает компании выявлять потенциальные проблемы до того, как они повлияют на бизнес.
• Оповещать о рисках: SRM автоматически сообщает о возможных проблемах, например, если поставщик нарушает сроки поставок или у него ухудшается финансовая ситуация. Это позволяет вовремя принимать меры и избегать сбоев в работе отдела закупок.

Примером может служить автоматическое оповещение о задержках поставок или значительном снижении качества продукции, что даёт возможность заранее искать альтернативы или решать проблемы с текущим поставщиком.

Эти возможности SRM нужны, чтобы минимизировать убытки и повысить надёжность цепочки поставок.

Простой и понятный интерфейс

Удобство использования SRM напрямую влияет на успешность внедрения. Сложный и непонятный интерфейс — это повод для сотрудников саботировать внедрение системы. Ана начальном этапе эксплуатации сложный интерфейс — это одна из причин снижения продуктивности сотрудников и роста количества ошибок. Поэтому важно выбирать SRM с интуитивно понятным интерфейсом. Оценивайте:

• Насколько проста и понятна навигация: легко ли находить нужные функции без лишних шагов.
• Адаптивность: интерфейс должен легко настраиваться под потребности разных пользователей, в зависимости от их роли, задач и уровня доступа.
• Легкость дизайна — он должен быть не перегруженным лишними элементами.

Преимуществами конкретной SRM-системы будут:

• Обучающие материалы: наличие встроенных руководств, документации и пошаговых инструкций, а также интерактивных подсказок, делает освоение системы более быстрым.
• Услуги по обучению специалистов, которым предстоит работать в системе, включенные в пакет внедрения.
• Техническая поддержка: поставщик должен предоставлять квалифицированную помощь для решения возникающих вопросов.

Только после оценки этих критериев систему управления закупками и поставщиками можно смотреть на такие характеристики решения как стоимость владения, график и объемы обновления, условия и объемы технической поддержки.

Стоимость владения, обновления и поддержка

Полная стоимость SRM-системы состоит не только из покупки лицензии. К ней также добавляются расходы на:

• Внедрение и настройку, адаптацию системы под нужды компании.
• Обучение персонала — тех, кому предстоит работать с системой, а также поставщиков.
• Интеграция с другими системами — объединение SRM с корпоративными информационными системами и внешними ресурсами.
• Поддержку и обновления — устранение ошибок, доработки в соответствии с ТЗ, добавление новых возможностей в систему.

Качество и объем работ в рамках обновления и технической поддержки — отдельный критерий оценки SRM. Важно, чтобы вендор (разработчик и поставщик системы) не просто один раз установил и настроил ее, но и выпускал и внедрял обновления, а также был способен быстро отвечать на вопросы пользователей и исправлять ошибки в работе системы.

Главными критериями оценки техподдержки будут:

• Доступность специалистов вендора — идеально, если поддержка работает в режиме 7/24.
• Скорость решения вопросов — уточните, насколько быстро специалисты техподдержки реагируют на запросы пользователей
• Объем и специфика работ в рамках техподдержки — что может и готов исправить вендор бесплатно, а что потребует оплаты.
• Состав обновлений — какие возможности добавляются в систему после обновлений.

Чтобы оценить систему и сравнить ее возможности с потребностями компании в автоматизации закупок и работы с поставщиками, одних описаний недостаточно. Поэтому желательно, чтобы SRM могли еще и протестировать специалисты — те, для кого она предназначена.