Как вовлечь контрагентов в работу внутри системы управления отношениями с поставщиками (SRM)

Первый этап воронки: поиск новых поставщиков

Поиск — это постоянный процесс, особенно если ваша компания растет, открывает новые направления работы и проекты. Каналы поиска, разумеется, всем известны — от пресловутого «сарафанного радио», когда поставщики приходят по рекомендациям, до различных B2B сервисов, специализирующихся на ведении баз данных о компаниях и ИП.

Проблема не в неэффективности поиска, а в том, что каждый закупщик или сотрудник тендерного отдела использует собственные способы поиска — и они никак не «увязаны» в одну систему.

SRM помогает, даже если каждый закупщик, каждое направление и отдел ищут себе новых поставщиков самостоятельно. С ней легко выстраивать воронку привлечения поставщиков к сотрудничеству даже в тех случаях, когда кажется, что работа по поиску ведется бессистемно. При одном условии — вручную или с помощью интеграционных инструментов все данные о новых контактах поставщиков будут отправляться в систему управления закупками и поставщиками.

SRM помогает систематизировать любую информацию, собранную о потенциальных поставщиках закупщиками — или даже собрать контактные данные и информацию для создания профиля поставщика:

Это намного быстрее, чем вручную изучать потенциального поставщика, искать источники данных о нем и проводить перекрестную проверку каждого факта по нескольким источникам.

Второй этап воронки: анкетирование

Беседа со снабженцем или с сотрудником службы безопасности (часто именно они принимают решение о том, допускать ли поставщика к закупкам) — уже в прошлом. Куда удобней, дешевле и быстрее — онлайн-анкетирование. С помощью анкеты можно быстро собрать «необходимый и достаточный» минимум информации о потенциальном поставщике. Участие закупщиков или представителей службы безопасности в процессе анкетирования будет минимальным: у них останется время на проверку данных.

В SRM можно создавать анкеты с любым количеством вопросов — так, чтобы получить важные данные о каждом потенциальном поставщике. При этом анкета не обязательно должна быть сложной и состоять из десятков пунктов-вопросов: этого достаточно, чтобы понять, интересен ли компании потенциальный поставщик, но не слишком много, чтобы отпугнуть его.

Просто анкетирование — это, конечно же, мало. Ответы нужно оценить, возможно — дополнить, сравнить результаты у разных потенциальных поставщиков. И для этого в SRM есть богатый набор инструментов. Например:

Если проводить анкетирование вручную, силами закупщиков, специалистов тендерного отдела или «безопасников», то можно потратить часы и дни на работу с каждым потенциальным поставщиком. Возможности же SRM позволяют тратить минимум времени на сбор анкет. При этом оценка каждой будет максимально унифицирована и прозрачна.

Третий этап воронки: сегментация поставщиков

После того как часть потенциальных поставщиков отсеяна, можно приступать к реализации следующего этапа нашей воронки — сегментации поставщиков. Уже тех, которые прошли первый фильтр и доказали, что, как минимум, способны заполнить анкету и не предоставить о себе ложных или неполных сведений.

На этом этапе воронки нужно получить больше деталей о поставщике и решить, как с ним выстраивать работу: как со стратегическим партнером (если он поставляет критически важные для компании материалы и услуги), поставщиком простых товаров на регулярной основе, как с резервным поставщиком или тем, кого еще нужно проверить с помощью разового контракта на поставку.

Для этого в SRM используются расширенные анкеты, а также запросы документов. В зависимости от того, каковы критерии категоризации поставщиков в системе управления закупками и поставщиками в компании, по результатам анкетирования и запросов документов каждый поставщик «отправится» в свою категорию. А данные о нем — окажутся систематизированы в т.н. профиле.

Как упростить вовлечение поставщиков в работу внутри SRM

Мало внедрить и запустить систему управления закупками и поставщиками — нужно еще привлечь в нее поставщиков. Многие компании сталкиваются при этом с проблемами: поставщики опасаются новой системы, считают, что и без нее все хорошо. Чтобы система решала возложенные на нее задачи, нужно сделать все, чтобы вовлечь поставщиков в работу в SRM.

Как привлечь поставщиков в SRM

Системы управления закупками и поставщиками существенно отличаются друг от друга возможностями — в том числе по привлечению поставщиков. Познакомиться с функционалом разных SRM и сравнить их можно на странице Рейтинга российских SRM.