От поиска до сотрудничества: как SRM помогает управлять поставщиками

Поиск и сбор информации о поставщиках

Не важно, каким образом потенциальный поставщик привлек ваше внимание: это может быть объявление, выгрузка из открытых баз контрагентов, рекламные публикации на форумах или визитки с выставки. Главное – как вы его оцените. Обычно компании при выборе поставщиков ориентируются на несколько факторов:

1. Качество продукции. Этот критерий подтверждается сертификатами на продукцию и исходные материалы, а также проверкой системы качества и стандартов (актуально, если это производитель).
2. Цены и условия оплаты. Важны не только сметная стоимость товара, но и возможные условия оплаты. Например, отсрочка платежа или скидка при крупном заказе. Даже если цена выше, чем у конкурентов, гибкие условия могут сделать такого поставщика более выгодным партнером.
3. Репутация поставщика. Поставщик с хорошей репутацией охотно предоставляет отзывы клиентов, не фигурирует в реестрах ненадежных компаний и не является ответчиком по множеству судебных исков. Репутация — это комплекс характеристик, которые показывают надежность партнера.

В успешном сотрудничестве с поставщиком важна долгосрочность. Готовность работать на постоянной основе, минимум в течение 4–5 лет — хороший индикатор надежности и серьезных намерений.

Как помогает SRM?

SRM-система не соберет за вас данные о поставщиках, но упростит и ускорит работу с ними:

• Быстро разошлет приглашения для регистрации выбранным поставщикам.
• Поможет учесть только нужные характеристики поставщиков, такие как количество положительных отзывов, наличие портфолио, отсутствие судебных исков.
• Структурирует данные — вся информация будет представлена в удобном и наглядном формате для анализа и поиска.

Первый этап процесса управления поставщиком становится более организованным: в SRM сохраняется и структурируется профиль каждого потенциального партнера, с которым планируется сотрудничество.

Оценка поставщиков и приглашение к сотрудничеству

Мало собрать данные потенциальных поставщиков и оценить их по важным для вас критериям — нужно еще и отобрать тех, с кем вы готовы сотрудничать годами. А для этого — сравнить поставщиков по тем критериям, которые важны именно вам. Не обязательно это будет стоимость позиции в прайс-листе или почасовая ставка исполнителя, если вы планируете заказывать услуги. Критерии выбора поставщика куда шире: от скидок и условий оплаты до подписания рамочного договора или приоритетности поставок.

Если количество потенциальных поставщиков хотя бы пара сотен, сравнить их предложения даже по самым значимым критериям — уже нетривиальная задача. Придется вручную ранжировать профили поставщиков, присваивать каждому критерию вес. Но, в первую очередь, придется долго проверять достоверность данных от каждого поставщика.

Как помогает SRM?

Система управления пригодится и на этом этапе работы с поставщиками. Она не решит за вас, какой критерий оценки важен, а каким можно пренебречь, зато поможет не только систематизировать информацию о поставщике, но и ускорить оценку и сравнение поставщиков. Раз задав вес каждого критерия, вы сможете использовать ранжирование и в будущем: или изменять его, внося корректировки в зависимости от того, насколько значим каждый критерий оценки.

Среди инструментов системы управления взаимоотношениями с поставщиками, которые ускоряют и упрощают процесс выбора поставщика:

• Анкетирование — SRM включает в себя механизмы для создания и редактирования анкет, рассылки приглашений для их заполнения, а также систематизации и сравнения ответов.
• Рейтингование — автоматически можно создать рейтинг поставщиков, оценив их соответствие критериям отбора.
• Электронная торговая площадка с готовыми механиками запроса цен и запроса предложений — первый позволяет выявить поставщиков с самыми выгодными ценами, второй «заточен» под оценку неценовых критериев.

SRM на этом этапе работы с контрагентами не только отвечает за оптимизацию выбора поставщика, но и помогает избавиться от субъективности в оценке: анкеты и рейтинги сохраняются в системе, оценка проводится по четким критериям, завысить или занизить баллы невозможно.

Лучшим поставщикам можно предложить сотрудничество. В SRM рассылка приглашений настраивается — и они отправляются победителям рейтинга автоматически.

Оценка поставщиков по итогам сотрудничества

Не все поставщики способны поставлять товары без брака и пересортицы, точно и в срок на постоянной основе. Регулярная проверка помогает компании поддерживать стабильные отношения с поставщиками, выявлять проблемы: срывы поставок, брак в или, например, несоответствие номенклатуры поставки заказу. Оценку поставщика проводится по самым разным критериям.

Но чаще всего анализируется соблюдение поставщиком договорных условий (сроков и объемов поставки), количество рекламаций со стороны заказчика товаров и услуг, а также скорость, с которой реагирует на них.

Чем поможет SRM

В системе управления взаимоотношениями с поставщиками есть все, чтобы быстро выявлять нарушения поставщиком договорных обязательств: причем как в ручном режиме, так и автоматически:

• Механизмы аттестации предназначены для того, чтобы поставщик мог подтвердить соответствие требованиям заказчика.
• Запись инцидентов по каждому договору и каждой поставке —чтобы быстро оценить долю проблемных поставок и обоснованно принять решение о продолжении сотрудничества с поставщиком.
• Опросы сотрудников — помогают собрать обратную связь о качестве товаров и услуг, а также о том, насколько комфортно работать с поставщиком.

Данные аттестаций, записей инцидентов и опросов автоматически попадают в профиль поставщика. Благодаря этому легко изучить как данные по каждой поставке, так и качество работы поставщика за все время сотрудничества.

Пополнение базы поставщиков новыми контрагентами

Со временем базу поставщиков приходится обновлять, поскольку некоторые контрагенты перестают соответствовать требованиям, а другие прекращают деятельность. Регулярные поставки становятся рутиной, и поставщики могут снизить уровень обслуживания заказчика. Новые поставщики помогают поддерживать здоровую конкуренцию среди контрагентов — а значит, добиться выгодных условий от них будет проще.

Новые поставщики нужны и для того, чтобы сформировать пул альтернативных контрагентов: если основной поставщик не может организовать поставку, его подменяют альтернативные.

Чем поможет SRM

SRM помогает не только контролировать качество работы старых поставщиков, но и быстро пополнять базу контрагентов новыми:

• Формирование требований: на основе стандартов для постоянных поставщиков SRM позволяет задавать требования для новых, с возможностью адаптировать их к изменившимся условиям на рынке.
• Электронные торговые площадки: дают возможность проводить тендеры, устраивать конкуренцию, и выбирать контрагентов с самыми выгодными условиями.
• Пользуясь данными о качестве работы поставщика и предложениях новых контрагентов, можно требовать от «старожилов» уступок снижения цен, увеличения рассрочки или бесплатного сервиса.

SRM-система позволяет не только стандартизировать процесс управления поставщиком, но и улучшить прозрачность и эффективность всех этапов взаимодействия с контрагентами. С ее помощью компании могут адаптироваться к изменениям рынка, повышать качество и стабильность поставок и строить долгосрочные, выгодные отношения с поставщиками.